¿Qué es un diagrama de flujo? – ejemplos de diagramas y cómo hacerlos

Un diagrama es una representación visual en dos dimensiones de un sistema. Aunque un diagrama puede tomar muchas formas, la razón común para crear uno es ayudar a resolver los problemas de organización y comportamiento en los elementos dentro de un sistema. La mayoría de las veces, los diagramas visuales son dibujos abstractos o imágenes que pueden no parecerse en nada a los sistemas reales que describen. Sin embargo, los diagramas rápidamente sirven para representar relaciones entre estructuras específicas de información, ubicaciones físicas o virtuales, etapas dentro de un proceso, puntos de decisión, flujo de procesos y más. Un diagrama de flujo es una manera especifica de representar gráficamente un proceso. Para hacerlo utiliza una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten ver un todo. A continuación te vamos a regalar información sobre los diagramas de flujos, para que puedas aprender de que se trata este diagrama y cómo hacerlo.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama es un dibujo lineal que consta de símbolos que representan objetos clave y acciones que ocurren dentro de un sistema. El tipo de sistema a menudo determina el conjunto o biblioteca de símbolos utilizados dentro de un diagrama en particular. Los símbolos se organizan en un lienzo o cuadrícula en dos dimensiones que representan sus posiciones dentro de un sistema. Los símbolos están unidos por diferentes tipos de conectores o líneas que relacionan un símbolo con el otro.

Un diagrama de flujo es un tipo específico de diagrama de actividad que comunica una secuencia de acciones o movimientos dentro de un sistema complejo. Un diagrama de flujo es una herramienta poderosa para optimizar las rutas de personas, objetos o información. Los conectores y los símbolos trabajan juntos para ilustrar las direcciones de flujo, los objetos que se mueven y las cantidades involucradas. Una característica importante de un diagrama de flujo es su capacidad para incorporar rutas condicionales que una persona u objeto puede seguir dependiendo del estado de la condición en cuestión.


Símbolos de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo utilizan una serie de símbolos y notaciones para representar un proceso. Los símbolos varían en diferentes lugares, y los diagramas pueden abarcar desde garabatos o notas adhesivas simples dibujados a mano hasta diagramas de aspecto profesional con detalles ampliables, producidos con software. Los elementos que pueden incluirse en un diagrama de flujo son: una secuencia de acciones, materiales o servicios que entran o salen del proceso (entradas y salidas), decisiones que deben tomarse, personas que participan, tiempo involucrado en cada paso y / o proceso mediciones.

Símbolo de Inicio / Final: el símbolo de terminación muestra el punto inicial o final del sistema. Generalmente este simbolo contiene la palabra “Inicio” o “Fin”.

Símbolo de Acción o Proceso: este es un rectángulo que puede representar un solo paso dentro de un proceso o un sub proceso completo dentro de un proceso más grande.

Símbolo del Documento Impreso: representa un documento o informe impreso.

Símbolo de Multi documento: representa multi documento en el proceso.

Símbolo de Decisión o Ramificación: este simbolo representa un punto de decisión o ramificación. Las líneas que representan diferentes decisiones surgen de diferentes puntos del diamante.

Símbolo de Entrada / Salida: representa la información que entra o sale del sistema.

Símbolo de Entrada Manual: representa un paso en el que se pide al usuario que introduzca la información manualmente.

Símbolo de Preparación: este simbolo representa un ajuste a otro paso en el proceso.

Símbolo del Conector: este símbolo indica que el flujo continúa donde se ha colocado un símbolo identico.

O Símbolo: indica que el flujo del proceso continúa en más de dos ramas.

Símbolo de Unión de Invocación: este símbolo indica un punto en el diagrama de flujo en el que diferentes ramificaciones convergen de nuevo en un solo proceso.

Símbolo de Fusión: este simbolo indica un paso en el que dos o más sub-listas o subprocesos se convierten en uno.

Símbolo de Intercalar: este simbolo indica un paso que ordena información en un formato estándar.

Símbolo de Ordenar: indica un paso que organiza una lista de elementos en una secuencia o establece según algunos criterios predeterminados.

Símbolo de Proceso Predefinido: indica una secuencia de acciones que realizan una tarea específica incrustada dentro de un proceso más grande.

Símbolo del Operación Manual: indica una secuencia de comandos que continuarán repitiéndose hasta que se detenga manualmente.

Símbolo de Límite de Bucle: indica el punto en el que debe detenerse un bucle.

Símbolo de Retardo: este símbolo indica un retraso en el proceso.

Almacenamiento de Datos o Símbolo de Datos Almacenados: este símbolo indica un paso donde se almacenan los datos.

Símbolo de la Base de Datos: indica una lista de información con una estructura estándar que permite buscar y ordenar.

Símbolo de Almacenamiento Interno: indica que la información se almacenó en la memoria durante un programa, utilizado en diagramas de flujo de diseño de software.

Símbolo de Visualización: indica un paso que muestra información.

Conector Fuera de Página: indica que el proceso continúa fuera de la página.

Diferentes tipos de diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es una imagen de los pasos separados de un proceso en orden secuencial. Es una herramienta de análisis de procesos común y una de las siete herramientas básicas de calidad. Los diagrama de flujos pueden ser de diferentes tipos y formatos: diagrama de flujos vertical, diagrama de flujos horizontal, diagrama de flujos panorámico, diagrama de flujos arquitectónico, diagrama de bloques de modelos matemáticos, y diagrama de bloques de procesos de producción.

Diagrama de flujos vertical: En este tipo de diagrama de flujo el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria.

Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Diagrama de flujo panorámico: En este diagrama el proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.

Formato arquitectónico: este diagrama describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Diagrama de bloques de modelo matemático: Este diagrama es el utilizado para representar sistemas físicos (reales). Cada uno de los bloques es generalmente una simplificación de la realidad, lo que permite un tratamiento matemático razonable.

Diagrama de bloques de procesos de producción: Es un diagrama que se usa para indicar la manera en la que se elabora un producto. En este diagrama se especifica la materia prima, la cantidad de procesos y la forma en la que se presenta el producto terminado.

Cómo hacer un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo de proceso tiene múltiples propósitos y uno de ellos es documentar un proceso para una mejor comprensión, control de calidad y capacitación de los empleados. Tambien sirven para estandarizar un proceso para una óptima eficiencia y repetibilidad, estudiar un proceso de eficiencia y mejora, ayudar a mostrar los pasos innecesarios, cuellos de botella y otras ineficiencias, para modelar un mejor proceso o crear un proceso completamente nuevo, y para comunicarse y colaborar con diagramas que hablan de varios roles dentro de la organización o fuera de ella. A continuación te enseñamos los pasos para hacer un diagrama de flujo y usarlo cuando lo necesites.

 

Lo primero que debes hacer es saber cuales son las cosas que debes tener en cuenta para hacer un diagrama de flujos. Es muy importante que todos los símbolos que uses esten conectados, a un simbolo de proceso le pueden llegar varias lineas, a un simbolo de decisión pueden llegarle varias lineas, pero solo saldrán dos (si o no, verdadero o falso), a un símbolo de inicio nunca le llegan líneas y de un símbolo de fin no parte ninguna línea.

El segundo paso es determinar cuales son los principales componentes del proceso. Aquí se determina cuales son las entradas y cuales son las salidas, y cuales son las actividades que se desarrollan.

El tercer paso es ordenar las actividades, ya que se necesita ordenar de manera cronológica las actividades que se realizan.

El cuarto paso es elegir los símbolos correctos para cada actividad, esto permitira que cualquiera que este familiarizado con este diagrama pueda comprenderlo. Si usted es principiante debe escoger simbolo simples.

El quinto paso es hacer las conexiones entre las actividades a través de conectores.

El sexto paso es indicar el comienzo y el final del proceso.

El séptimo paso es revisar el diagrama de procesos para verificar que el proceso descripto es el correcto y adecuado.

Datos importantes:

  • Es probable que empieces a dibujar diagramas de flujo a mano, pero a menudo es más conveniente usar una aplicación de diagramación para guardar, enmendar y compartir tus gráficos con quien quieras. las aplicaciones que se usan para hacer diagramas de flujos son diferentes y  varían desde las sencillas y gratuitas, como draw.io, creately y Pencil Project, hasta las más complejas y pagas, como App-Reviews, Gliffy.phpgliffy etc, community, App-Reviews, SmartDraw ™ y Visio®. Puedes elegir el software que quieras y aprender a hacer diagramas de flujos con ellos.
  • Los diagramas de flujo son diagramas simples que trazan un proceso para que pueda comunicarlo fácilmente a otras personas. También puede usarlos para definir y analizar un proceso, crear una imagen paso a paso de él y luego estandarizarlo o mejorarlo.
  • Para dibujar un diagrama de flujo, identifique las tareas y decisiones que toma durante un proceso y escríbalas en orden. Luego, organice estos pasos en el formato del diagrama de flujo, utilizando los símbolos apropiados. Finalmente, revise y desafíe su diagrama de flujo para asegurarse de que represente con precisión el proceso y que muestre la forma más eficiente de hacer el trabajo.
  • Los diagramas de flujo tienen ventajas que hacen que muchas personas los utilicen para ordenar la información. los diagramas de flujo son una mejor manera de comunicar la lógica de un sistema a todos los involucrados, sirven como análisis efectivo, porque con la ayuda del diagrama de flujo, el problema se puede analizar de una manera más efectiva, lo que reduce los costos y el desperdicio de tiempo. Tambien los diagramas de flujo del programa sirven como una buena documentación del programa, que se necesita para diversos fines, haciendo que las cosas sean más eficientes, tienen una codificación eficiente ya que los diagramas de flujo actúan como una guía o proyecto durante la fase de análisis del sistema y desarrollo del programa. Por otro lado el diagrama de flujo ayuda en el proceso de depuración, y al mantenimiento eficiente del programa operativo, ya que se hace fácil con la ayuda del diagrama de flujo. Ayuda al programador a poner esfuerzos de manera más eficiente en esa parte.

Ejemplos de diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una herramienta genérica que se puede adaptar para una amplia variedad de propósitos y se puede usar para describir varios procesos, como un proceso de fabricación, un proceso administrativo o de servicio o un plan de proyecto. A continuación te queremos regalar ejemplos de diagrama de flujo para que puedas saber cuales son y puedas identificarlos y hacer uno de ellos cuando lo necesites.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cómo se usan los diagramas de flujo

Un Diagrama de flujo del proceso es un tipo de diagrama que ilustra las relaciones entre los componentes principales de una planta industrial. Los diagramas de flujo son una herramienta útil en estas situaciones, ya que hacen que un proceso sea fácil de entender de un vistazo. Usando solo unas pocas palabras y algunos símbolos simples, muestran claramente lo que sucede en cada etapa y cómo esto afecta otras decisiones y acciones. Los diagramas de flujo son diagramas fáciles de entender que muestran cómo encajan los pasos de un proceso. Se cree que el ingeniero estadounidense Frank Gilbreth es la primera persona en documentar un flujo de proceso, habiendo introducido el concepto de una “Tabla de Procesos” en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos en 1921.

Todo tipo de organizaciones utilizan diagramas de flujo para:

  • Definir un proceso.
  • Estandarizar un proceso.
  • Comunicar un proceso.
  • Identifique cuellos de botella en un proceso.
  • Resolver un problema .
  • Mejorar un proceso.

Por ejemplo, los desarrolladores de software pueden usarlos para averiguar cómo se unen las partes automatizadas y manuales de un proceso. Los miembros inexpertos del equipo pueden seguir un diagrama de flujo para ayudarles a completar las actividades en el orden correcto. Un fabricante podría asegurarse de mantener sus valores aplicando un diagrama de flujo de control de calidad que presente preguntas y puntos de decisión. Y un departamento de recursos humanos puede combinar un diagrama de flujo con un organigrama para mostrar a las personas a quién contactar y sobre cuándo.

La simplicidad de esta herramienta hace que la comunicación y la documentación de un proceso sean rápidas y claras, de modo que es más probable que el proceso se entienda y se aplique de manera correcta y coherente. También puede ayudarlo a estimar la escala de tiempo del proceso, ya que puede medir mejor el tiempo necesario para cada tarea en el camino. Y es más probable que identifique con quién debe involucrarse y en qué etapa, como la alta gerencia o una autoridad de cumplimiento. Pero también puede beneficiarse del proceso de creación de un diagrama de flujo, ya que lo construye paso a paso. Podrá enfocarse en los detalles de cada etapa individual, sin sentirse abrumado por el resto del proceso, y luego “alejarse” nuevamente para ver la imagen más amplia.

Los diagrama de flujo se utilizan con mayor frecuencia en ingeniería química e ingeniería de procesos, aunque sus conceptos a veces también se aplican a otros procesos. Se utiliza para documentar un proceso, mejorar un proceso o modelar uno nuevo. Dependiendo de su uso y contenido, también puede denominarse Diagrama de flujo del proceso, Hoja de flujo, Diagrama de flujo en bloque, Diagrama de flujo esquemático, Diagrama de flujo macro, Diagrama de flujo descendente, Diagrama de tuberías e instrumentos, Diagrama de flujo del sistema o Diagrama del sistema.

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